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Die elektronische Archivierung von Dokumenten ist auch für kleinere Betriebe eine nützliche Alternative zur klassischen
Papierablage. Die Scan-Arbeit selbst wird von vielen Dienstleistern zu geringen Kosten angeboten (auch von Ensoft).
Das Ergebnis sind Grafik-Dateien mit einer oder (bei mehrseitigen Dokumenten) mehreren Seiten, häufig TIF-Dateien
(mit der Endung .tif). Diese Dateien kann der Kunde 1:1 in sein Archiv übernehmen.
Nicht ganz so einfach ist die sog. "Indexierung" der Grafik-Dateien. Egal ob der Anwender eine besondere Archiv-Software
(DMS = "Document Management System") oder eine vorhandene Datenbank, wie Access, für den Zugriff auf das Archiv
benützt - es müssen zunächst Index-Daten vorhanden sein, über die der Anwender die gewünschten
Seiten finden kann. Typische
Index-Daten sind das Erstellungsdatum des Belegs, Kundennummern, Rechnungsnummern, usw. Durch Eingabe eines solchen Begriffs
kann dann auf das gewünschte Dokument zugegriffen werden.
Die Erstellung der Indexdaten ist meist teurer, als das Scannen selbst. Manchmal können Indexdaten automatisch erstellt
werden, manchmal muß dies manuell geschehen. Im Prinzip ist die Erstellung einer Indexdatei die gleiche Aufgabe, wie die
manuelle oder automatische Datenerfassung. Vor Beginn einer neuen Archivierung sollte daher das Thema der Indexierung
sorgfältig geklärt werden. Ensoft steht hierfür mit langjähriger Erfahrung zur Verfügung.
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Elektronische Archivierung