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Externe Datenerfassung heute

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Der Traum vom „Rechenzentrum auf dem Schreibtisch“ war verlockend, doch die zusätzlichen Möglichkeiten verlangen zusätzliche Fähigkeiten, die erst erworben werden müssen. Nach jahrelangem „Wir können alles selbst“ steht nun die Konzentration auf das Kerngeschäft im Vordergrund. Man geht wieder dazu über, sachfremde Tätigkeiten an spezialisierte Stellen abzugeben. Wer dabei externe Datenerfassung ins Auge faßt, muß teilweise von vorne anfangen, um die aktuellen Möglichkeiten wirklich nutzbringend einsetzen zu können. Die nachfolgende Zusammenstellung soll in aller Kürze zu kompetenter Beurteilung verhelfen und die Kernfrage beantworten:

Wie können Sie von externer Datenerfassung profitieren?

Schritt 1: Haben Sie überhaupt Probleme für unsere Lösungen ?

Das erste „Totschlag-Kriterium“ wäre die Frage, ob in einem Unternehmen überhaupt Informationen von Papier in den Computer eingegeben werden. Da das papierlose Büro aber bis heute ein Traum geblieben ist, erübrigt sich diese Frage. Dennoch weist sie zumindest darauf hin, wo man weiter nachforschen sollte: überall dort, wo Daten auf Papier geschrieben werden, also z.B. Überstundennachweise, Spesenabrechnungen, Ersatzteilbestellungen, Inventuren, Werbeantworten, Fragebögen usw. Wenn klar ist, wo Arbeit anfällt, lautet die nächste Frage, ob man sich Verbesserungen überhaupt vorstellen kann. Häufige Probleme, die durch „Do it yourself“-Datenerfassung entstehen, sind

  • zusätzliche Belastung für Mitarbeiter
  • schlechte Datenqualität
  • lange Laufzeiten durch Arbeitsstau
  • Belastungsspitzen

Wer in diesen Bereichen keine Probleme findet, hat wahrscheinlich auch keine - oder alle haben sich an den Zustand gewöhnt und halten ihn für normal (die anderen Ausgaben von „DE-Intern“ geben weitere Hinweise). Wenn aber Zweifel an der Perfektion der aktuellen Arbeitsweise auftreten, wird der nächste Schritt bei geringem Aufwand endgültige Klarheit schaffen.


Schritt 2: Unsere Lösung für Ihre Probleme

Ob und welche Verbesserungen tatsächlich möglich sind, wissen Sie erst nach einem Angebot. Dazu sind normalerweise folgende Informationen nötig:

  • Die Belege, um die es geht (ausgefüllter Musterbeleg)
  • Das Ziel der Daten (Schnittstelle, bzw. Software, mit der gearbeitet wird)
  • Die zu erwartenden Mengen
  • Die zeitlichen Vorgaben

Mit noch immer recht geringem Aufwand erhalten Sie Zahlen, die Ihnen eine kompetente Entscheidung über das weitere Vorgehen ermöglichen. Möglicherweise sind zunächst noch Einzelheiten des nächsten Schritts zu besprechen, oder man beginnt sofort mit der Realisierung.


Schritt 3: Technische Vorbereitungen

Abhängig von der Aufgabenstellung sind noch folgende Themen zu klären:

  • Organisatorische Fragen
    (Belegtransport, zeitlicher Ablauf) - mit der Fachabteilung
    Der Belegtransport kann sowohl vom Kunden, als auch von uns durchgeführt werden. Auch andere Lösungen sind möglich, wie z.B. bei Erfassung von Fax-Dokumenten das direkte Übermitteln der Fax-Daten per ISDN.
  • Schnittstellenanpassungen
    (Medium, Datenformat) - mit der EDV-Abteilung
    Die meisten Standard-Anwendungsprogamme enthalten bereits Schnittstellen für externe Datenlieferung, die vielleicht kaum bekannt (weil nicht benutzt), aber schnell zu finden sind. In Individual-Software kann in den meisten Fällen mit wenig Aufwand eine Schnittstelle geschaffen werden. In Extremfällen können wir uns auch an manuelle Eingabeschnittstellen anpassen (z.B. Tastaturschnittstellen oder Internet-Formulareingabe).
  • Datenprüfungen - mit der Fachabteilung
    Das Verstehen der Anwendung erlaubt uns, durch programmierte Prüfungen eine hohe Datenqualität sicherzustellen. Mehr zu diesem Thema finden Sie in DE-Intern 4.
  • Test des kompletten Ablaufs - mit der EDV-Abteilung
    Da der geplante Arbeitsablauf vergleichsweise einfach sein wird, sind üblicherweise auch die Tests problemlos. Sehr sicher ist das nochmalige Erfassen von Belegen, die bereits einmal intern erfaßt wurden und nachfolgendes Vergleichen der Ergebnisse.
  • Eventuelle Zusatzarbeiten - mit allen Beteiligten
    Aus dem geplanten, neuen Arbeitsablauf ergeben sich eventuell zusätzliche Arbeiten, die vernünftigerweise extern durchgeführt werden können, wie z.B. Drucken von Listen, Etiketten oder Serienbriefen, Durchführung von Auswertungen, Pflege von Stammdateien, Konvertierungen, usw.


Schritt 4: Die ganz normale Arbeit

Der Lohn einer guten Vorbereitung ist ein einfacher und übersichtlicher Arbeitsablauf, der hohe Datenqualität und termingerechte Lieferungen garantiert:

  • Wir bekommen Belege geschickt oder holen sie bei Ihnen ab
  • Wir erfassen und prüfen
  • Wir liefern Daten und Belege (evl. auch getrennt, bzw. zeitverschoben)
  • Wir machen sonstige Arbeiten (Archivieren, Umsetzung in Internet-Format,
    Drucken von Listen, Serienbriefen, Etiketten, Auswertungen, usw.)