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Belegsummenprüfung

Die Belegsummenprüfung ist dort zweckmäßig, wo zu einem Beleg mit mehreren Einzelposten auch eine Gesamtsumme vorhanden ist. Die Eingabe dieser Belegsumme lohnt sich auch dann, wenn sie für die weitere Verarbeitung gar nicht benötigt wird. Durch Summenbildung über die Einzelpositionen und Vergleich mit der Belegsumme erhält man eine sehr hohe Sicherheit auch gegenüber Fehlern, die bereits bei der Erstellung des Belegs gemacht wurden. Erfassungsprogramme müssen in der Lage sein, Belegsummen auch über mehrere Sätze oder über eine komplette Datei zu bilden und bei nachträglichen Veränderungen stets auf den korrekten Stand zu bringen. In manchen Fällen muß die entstehende Summe erst gar nicht ausgerechnet werden, sondern ergibt sich z.B. aus dem Anfangs- und Endstand einer Kasse für Barauszahlungen. Ein Erfassungsprogramm, das nicht nur „bei Sonnenschein“ funktionieren soll, hat bei der Belegsummenprüfung einiges zu tun. Neben nachträglichen Korrekturen beliebiger Einzelposten sind auch noch die Fälle zu beachten, daß ganze Sätze nachträglich eingefügt oder gelöscht werden. Auch nach vorläufiger Beendigung einer Erfassungsarbeit und erneutem Aufsetzen müssen Belegsummen korrekt geführt werden. Der zugehörige Programmieraufwand ist so hoch, daß er bei Individualanwendungen meist unterbleibt. In Datenerfassungsprogrammen wird der ganze Service unter dem Titel „Summen-Akkumulatoren“ angeboten und kann durch simple Felddefinitionen aktiviert werden.